规范邮寄程序 让信函成“铁证”
集团法律事务部 颜丛波;指导人 吴维维

        一、案情简介
       2009年,自然人A与B银行签订了《借款合同》,约定A向B银行借款用于购买房屋,同时A应在2019年前还清借款。合同签订后B银行向A发放了借款,但A未按约定偿还本息。2020年,B银行向A邮寄了债务逾期催收通知书,但A提供证据证明,其自2019年后一直在外地务工,未能收到该催收通知。2022年,B银行向法院提起诉讼,请求A偿还借款本息。法院经审理后认为,2020年B银行的催收通知书未能有效送达到A,至起诉时其诉讼请求已超过三年诉讼时效,判决驳回B银行的诉讼请求。
       二、案例分析
       本案中,B银行提出其于2020年向A邮寄债务逾期催收通知书,据此主张其请求未超过诉讼时效。但B银行未能证明该催收通知书已有效送达到A,且A有相反证据推翻B银行的邮寄证据,B银行的邮寄行为不能产生中断诉讼时效的效力,其对A享有的债权已超过诉讼时效,不再受法律保护。
       三 、案例启示
       在公司业务往来等活动中向他人邮寄各类通知函、告知函、催款函等函件时,除将相关函件寄出外,还需要确保该邮件已有效送达到对方,否则可能出现函件不能产生预期法律效力的情形,导致公司承担相应不利后果。具体而言,在邮寄函件时应从以下几个方面规范邮寄程序:
       1.以合同中约定的地址、对方的身份证地址、注册地址或营业地址为优先邮寄地址,对于未能送达的,及时与对方沟通确认有效的地址信息并重新邮寄。
       2.邮寄时除写明收件人的信息和地址外,还需在投递单据上写明文件名称、类型和关联事项。邮件寄出后及时在相应邮政公司等官网上查询邮寄状态,邮件签收或退回后,及时与收件人进行沟通,确认邮件的真实状态。
       3.留存完整的邮寄单据及回执等妥投信息,如寄送邮件的纸质单据、邮寄状态截图、物流信息、送达回执、相关沟通记录等,以便在发生纠纷时提供充分证据。