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律师通常会建议公司使用EMS邮寄公司各类法律文件，很多人不解：用顺丰或其他快递邮寄，一样能送达，与EMS邮寄有什么区别？难道法律文件必须用EMS邮寄才能产生效力吗？
一、哪些文件必须使用EMS专递邮寄？
《邮政法》第55条规定：“快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务，不得寄递国家机关公文。”在河南省郑州市中院的一起案件中，法院判决观点认为：行政机关作出的信息公开处理决定属于正式的国家公文，应当予以权威、规范的方式送达，邮寄送达的，应通过邮政企业送达，不得通过不具有国家公文寄递资格的其他快递企业送达，被告通过顺丰速运邮寄信息公开处理决定的行为不符合法律规定，被告作出的政府信息回复行为违法。
因此，国家机关公文不可以使用邮政企业之外的快递公司寄递，否则，行政行为可能被确定为违法，甚至可能被撤销。
二、公司的法律文件难道不用EMS特快专递邮寄就没有法律效力吗？
公司日常的法律文件不是国家机关公文，受《邮政法》第55条约束吗？法律文件必须用EMS邮寄才能产生效力吗？
答案是否定的。《邮政法》第55条适用范围应为 “国家机关公文”，而公司之间、公司与自然人之间的催告函、解除函等函件不属于“国家机关公文”。公司的法律文件并不会因为顺丰、百世等快递公司不具备信件寄递业务资格而导致其邮寄送达的法律文件不具备法律效力。
三、使用EMS有什么优势？
既然顺丰等快递邮寄文件也可产生法律效力，为什么律师、法务都主张使用EMS邮寄法律文件呢？这是因为：
首先，使用EMS特快专递的，在特定情况下可使举证责任倒置。根据最高院对河北省高院提问的《复函》，债权人使用EMS特快专递向保证人发出催收通知书，在能够提供特快专递邮件存根及内容的情况下，可以在举证问题上便捷地抢占先机，乃至引起举证责任倒置的效果，降低了寄件人的举证难度。而《复函》针对的情形仅仅是适用于使用EMS特快专递，不包含其他的快递。
其次，可以减少争议与降低举证难度。在使用非EMS邮寄法律文件的案件中，对方当事人通常会以一般快递公司不具有邮寄信函的业务资质、非邮政企业不能寄递催款函之类的信函来主张邮寄的文件效力有瑕疵。
四、公司如何正确邮寄法律文件？
第一，最好选择EMS邮寄：普通快递公司邮寄法律文件虽然并不能阻碍法律文件生效，基于前文已经提到使用EMS特快专递邮寄的优势，在投递法律文书时，建议最好还是选择EMS。。
第二，正确填写快递单：合同有约定送达地址、电话、联系人的按照合同约定填写，没有约定的可以填写收件人实际经营地、注册地址、身份证上的地址，联系人可填写对方的法定代表人；在快递单“内件品名”处准确填写邮寄的文件信函的名称、准确填写“总件数”的数量；勾选“实物返单”（把收件人签字的单子的复印件由投递员再寄给寄信人），要求邮局加盖邮戳。
第三，注意证据的保存：拍照、扫描拟邮寄的法律文件正文、留取快递单的寄件人存单联；登录中国邮政速递物流的官网下载并打印查询到的签收回单信息，注意邮政对投递物流情况有保留期限，投递后应尽快将投递物流情况打印保留；收件人拒绝签收或无法送达收件人而被退件的快递，不要拆封，应当原封不动地妥善保存归档。
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